在中国税务系统中，增值税专用发票和普通发票是企业日常运营中最常见的两种发票形式。它们在法律属性、使用范围、抵扣功能等方面存在显著差异。理解这些差异对于促进企业规范运作和税务合规具有重要意义。
增值税专用发票是指由国家税务总局统一制定式样，由增值税一般纳税人使用的，可以用来抵扣进项税额的发票。增值税专用发票上印有购买方的名称、纳税人识别号（税号）、地址、电话、开户行及账号等信息，而且还有货物或者应税劳务、服务名称、数量、单价、金额和税率等内容。最重要的是，这种发票上会单独列出增值税额，并且有税务机关的防伪税控标识。因此，持有专用发票的购买方可以根据发票上显示的税额，在规定的时间内抵扣相应的进项税额，这对企业减轻税负、优化现金流具有重要作用。
相比之下，普通发票则普遍使用于小规模纳税人或者一些不需要进行增值税进项税额抵扣的经营活动中。普通发票同样会显示购买方和销售方的基本信息以及商品或服务的相关内容，但是不会单独列出增值税税额，税率和税额通常是包含在商品或服务总额里面的。持有普通发票的购买方无法用其抵扣进项税，因为普通发票没有提供足够的税收信息。因此，普通发票更多地用于小规模交易和个人消费。
从功能上看，增值税专用发票是增值税制度下的重要环节，通过专用发票的进项税额抵扣机制，确保了增值税的连续性和中立性，避免了税额的重复计税。而普通发票则更多地起到了记录交易和证明收支的作用，而不具备税收抵扣功能。
在使用上，一般纳税人在销售货物、提供应税劳务、服务时，可以根据购买方的需要开具增值税专用发票或普通发票。但小规模纳税人只能开具普通发票，不能开具增值税专用发票。同时，一般纳税人在采购时，为了能够抵扣进项税额，通常会要求供应商开具增值税专用发票。
此外，在管理和监督方面，增值税专用发票由于其抵扣功能，受到税务机关更为严格的监管，发票开具、使用、存档等环节都有着明确的规定和要求。而普通发票的管理相对宽松，但也必须符合税务法规及相关规定。
在税务筹划上，企业应该根据自身业务的实际情况和税务规则，选择使用哪种发票，并合理安排发票的开具和使用，以便最大限度地利用税收制度为企业节省成本。
在此基础上，以下是关于增值税专用发票和普通发票的5条常见问答：
Q1: 小规模纳税人可以开具增值税专用发票吗？ A1: 除指定行业外的小规模纳税人只能开具普通发票。
Q2: 增值税专用发票和普通发票的税率是否有所不同？ A2: 不同。增值税专用发票会单独列出税率和税额，而普通发票的税率和税额通常是包含在总金额中的。
Q3: 购买方如何用增值税专用发票抵扣进项税？ A3: 购买方需要在规定的时间内将增值税专用发票信息录入税务系统，并在纳税申报时将发票上的税额从应交税款中扣除。
Q4: 如果购买方要求开具增值税专用发票，销售方可以拒绝吗？ A4: 如果销售方是一般纳税人，通常情况下不得拒绝购买方的合理要求开具增值税专用发票。
Q5: 开具增值税专用发票是否需要经过税务机关的认证？ A5: 是的，增值税专用发票需要使用税务机关提供的防伪税控系统开具，并具有税务机关的认证标识。
